Gelangensbestätigung

Thema Gelangensbestätigung, Stand: 01-2014

EURO-LOG Empfehlungen zur Gelangensbestätigung

Für die Steuerbefreiung einer innergemeinschaftlichen Lieferung benötigt der Unternehmer seit dem 01.10.2013 (gemäß Elfter Verordnung zur Änderung der UStDV vom 25.3.2013) neben dem Doppel der Rechnung eine Bestätigung des Abnehmers, dass der Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist (Gelangensbestätigung). Eine letzte Übergangsfrist ist ausgelaufen, so dass die Gelangensbestätigung seit dem 01.01.2014 zwingend erforderlich ist.

Mit der Gelangensbestätigung bestätigt der Kunde in einem anderen EU-Mitgliedsstaat, dass die gelieferte Ware in einem bestimmten Monat an einem bestimmten Ort im anderen EU-Mitgliedsstaat angekommen ist. Die Verpflichtung über den Nachweis des Gelangens des Gegenstandes der Lieferung ins übrige Gemeinschaftsgebiet liegt dabei grundsätzlich beim Verkäufer.

Die Gelangensbestätigung muss gem. § 17 a Abs. 2 Nr. 2 UStDV grundsätzlich folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Abnehmers
  • Menge des Gegenstandes der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung
  • Ort und Monat der Ankunft des Gegenstandes im übrigen Gemeinschaftsgebiet
  • Ausstellungsdatum der Bestätigung
  • Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten (nicht möglich Spediteur)

Die Gelangensbestätigung ist grundsätzlich formfrei und kann daher in jeglicher Form erfolgen, wenn alle erforderlichen Angaben erbracht werden. Sie kann durch mehrere einzelne Dokumente erbracht werden, die nicht aufeinander verweisen müssen. Sie kann auch als Sammelbestätigung mit zusammengefassten Umsätzen aus bis zu einem Quartal ausgestellt werden. Die Gelangensbestätigung darf außerdem auch in englischer oder französischer Sprache erbracht werden.

Alternativer elektronischer Nachweis

Der § 17a Abs. 3 UStDV sieht einige Alternativnachweise vor, die anstelle der Gelangensbestätigung treten können. Es ist dabei nicht jeder Alternativnachweis für jede Art der Lieferung zulässig. Die Regelungen zur Gelangensbestätigung gelten auch für die Alternativnachweise (insbesondere zu Form, Sprache, elektronischer Übermittlung und Sammelbestätigung).

Die elektronische Übermittlung dieser Nachweise ist erlaubt. Dabei kann jeweils die Unterschrift entfallen. Es muss nachgewiesen werden können, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Ausstellers des jeweiligen Dokuments begann.

Folgende Alternativnachweise werden unter anderem genannt:

  • Versandbeleg, insbesondere Frachtbrief
  • Spediteurbescheinigung
  • Tracking- und Tracing-Protokoll sowie Nachweis der Beauftragung bei Versendung mittels KEP-Dienstleister

Nachweis mit den Tools von EURO-LOG*

Über das Transportmanagement-System von EURO-LOG bindet der Verlader seine Spediteure/Dienstleister elektronisch an. Neben vielen anderen Funktionalitäten beinhaltet dies auch die Übertragung des Transportauftrages und die Rückmeldung von Status-Nachrichten zu den Transportaufträgen. Der Abliefernachweis (proof of delivery - POD) ist dabei eine der Status-Nachrichten.

Die elektronische Datenübertragung erfolgt in der Regel über die Logistikplattform von EURO-LOG, auf der der physikalische und technische Übertragungsweg zum Datensender/-empfänger ebenso nachvollziehbar ist wie der Übertragungszeitpunkt und der Dateninhalt der übertragenen Nachricht. Dabei lässt sich die Statushistorie verfolgen, also der gesamte zeitliche Ablauf aller Statusmeldungen (Tracking und Tracing). Zusätzlich können die benötigten Daten zu den Transporten im Original oder in Form von PDF-Dokumenten archiviert werden.

Damit sind im Sinne der Gelangensbestätigung folgende Informationen über das EURO-LOG System gewährleistet:

  • Nachweis der Beauftragung des Transports
  • Nachweis der Ablieferung am Bestimmungsort (POD)
  • Tracking und Tracing von Transporten
  • Archivierung zwecks Nachverfolgung und Nachprüfbarkeit

*Rechtlicher Hinweis: Dieses Dokument gibt Einschätzungen der EURO-LOG AG wieder, die sich aus einer fundierten Recherche und aus Gesprächen mit unseren Rechtsberatern ergeben haben. Jeder Kunde ist unabhängig davon dafür verantwortlich, sein Vorgehen zur Erbringung der genannten Anforderungen zu dokumentieren und rechtlich prüfen zu lassen. EURO-LOG kann und wird keinerlei Gewähr für die Richtigkeit der Darstellung in diesem Dokument oder für die Anerkennung der entsprechenden Nachweise durch die Finanzämter übernehmen.