Automatisierte Beschaffungslogistik mit Supply Chain Management

Heidelberger Druckmaschinen AG automatisiert ihren
Wareneingangsfluss mit der Supply Chain Management Lösung von EURO‑LOG

Ausgangssituation bei Heidelberger Druckmaschinen

Die Heidelberger Druckmaschinen AG (Heidelberg) schrieb im Jahr 2011 die Beschaffungslogistik für ihre deutschen Werke neu aus. Im Zuge der Neuausrichtung des Beschaffungsprozesses wollte Heidelberg den bisher manuellen Erfassungsprozess im Wareneingang mittels eines vollständig neuen Konzepts modernisieren.

Es sollte nicht nur von der manuellen Erfassung auf eine elektronische Erfassung umgestellt werden, sondern der Prozess sollte durch weitere Innovationen noch effizienter gestaltet werden. Neben der Prozessbeschleunigung war auch die Fehlerreduktion ausgewiesenes Ziel der Neugestaltung.

Heidelberg konnte mit der Supply Chain Management Lösung (SCM-Lösung) der EURO-LOG AG sowie ihrem Logistikdienstleister die selbst gesteckten Ziele in kurzer Zeit erreichen.

Lösungsanforderungen

Die Heidelberger Druckmaschinen AG hatte einige Anforderungen an eine Lösung zur Automatisierung des Wareneingangsflusses.

Ein wichtiges Kriterium war, dass die Generierung vorauslaufender Informationsflüsse auf den Logistikdienstleister von Heidelberg verlagert werden sollte. Dabei sollten die Bestelldaten aus dem Heidelberger SAP-System automatisch dem Logistikdienstleister bereitgestellt werden, der daraufhin in der Lage sein sollte, elektronische Lieferscheine mit den gebündelten Bestellpositionen zu erzeugen. Die gebündelten Lieferscheininformationen sollten dann an das Heidelberger SAP-System im IDOC-Format übertragbar sein. Die an das Heidelberger SAP-System übertragenen bestätigten Lieferscheinpositionen sollten dann mittels Matching mit den ursprünglichen Bestellpositionen automatisiert verbucht werden.

Auch Papierlieferscheine mit der Lieferscheinnummer als Barcode zur Scannung am Wareneingang von Heidelberg sollten mittels der Software-Lösung generiert werden können.

Als weiteren Punkt wollte Heidelberg eine automatische Wareneingangsabwicklung realisieren, die durch einfaches Scannen der Lieferscheinnummer und der damit verbundenen Lieferscheinpositionen ermöglicht werden sollte.

Zudem sollten die Lieferscheininformationen einheitlich dargestellt werden, im Gegensatz zu den bisher vielen verschiedenen Lieferscheinlayouts und Informationen je nach Lieferant.

Automatisierter Wareneingangsfluss und transparente Lieferkette

Innerhalb von sechs Wochen nach Beauftragung der Lösung bei EURO-LOG war das SCM-System einsatzbereit. Die Lösung wurde innerhalb dieses Zeitraums individuell an die durch Heidelberg vorgegebenen Anforderungen angepasst.

  • Lieferscheinerzeugung per Mausklick

Seit der Implementierung des SCM-Systems werden für Heidelberg elektronische Lieferscheine mithilfe der Softwarelösung von EURO-LOG erzeugt. Die relevanten Bestellungen aus dem SAP-System von Heidelberg werden in das System des Logistikdienstleisters eingespielt. Der Logistikdienstleister hat somit über das Internet jederzeit in Echtzeit Zugriff auf die Bestellungen von Heidelberg.

Mit nur zwei Mitarbeitern erfasst die Spedition täglich im knappen Anlieferzeitfenster die elektronischen Lieferscheinpositionen mit einem einfachen Klick im Webbrowser. Dazu werden die Papierlieferscheine der von Vorspediteuren angelieferten oder selber beschafften Waren mit den Bestellungen von Heidelberg abgeglichen. Die Bestellungen werden übersichtlich im webbasierten Supply Chain Management System von EURO-LOG auf Positionsebene dargestellt.

Die Mitarbeiter des Logistikdienstleisters können die Lieferanten und die zugehörigen Bestellungen schnell per Mausklick anhand der von Heidelberg vorgegebenen Sachnummernschlüssel (Lieferanten, Artikelnummern etc.) auswählen. Auf Grundlage dieser Auswahl wird innerhalb kürzester Zeit mit wenig manuellem Aufwand ein elektronischer Lieferschein nach den Anforderungen von Heidelberg erzeugt und an das SAP-System im IDOC-Format übertragen.

  • 100-prozentige Zuordnung der Lieferungen und schnellere Abfertigung der Lkws

Für Heidelberg war vor allem die Vereinheitlichung und Vollständigkeit der Lieferscheine wichtig. Denn die Datenqualität muss bereits bei der Anlieferung hoch sein, um eine Nachbearbeitung manuell inkorrekt beziehungsweise uneinheitlich erfasster Daten zu vermeiden und so Zeit und Kosten zu sparen.

Für die Mehrheit der Lieferanten war das Mitführen von Lieferscheinen nach den Anforderungen von Heidelberg nicht möglich. So sah vor Einführung der Lösung jeder Lieferschein unterschiedlich aus und enthielt verschiedenste Informationen.

Die verbesserte Datenqualität im Wareneingang wird dadurch erreicht, dass die Lieferscheine mit dem SCM-System schnell und fehlerfrei ausgestellt werden können. Die erfassten Positionen auf den Lieferscheinen werden korrekt auf Basis der Sachnummernschlüssel an Heidelberg übermittelt.

Auch die Abfertigungszeit der Lkws verringert sich, wenn alle Daten der Lieferung schnell verarbeitet werden können und die manuelle Nachbearbeitung der Lieferscheininformationen entfällt. Dieses Kriterium war vor der Einführung der Softwarelösung nicht gewährleistet.

  • Planungssicherheit durch Avisierung

Mit dem SCM-System können Warenanlieferungen für Heidelberg avisiert werden. Für Heidelberg bedeutet der elektronische Lieferschein somit komplette Transparenz in der Warenanlieferung und deutliche Entlastung des Wareneingangs. Auch weiß Heidelberg dank der Avisierung zu jeder Zeit, welche Lieferungen mit welchen Bestellungen und Bestellpositionen wann angeliefert werden. Dies hilft bei der Personalplanung im Lager und bei der Warenvereinnahmung.

  • Optimierung von Folgeprozessen durch intelligente Datenverknüpfung

Aufgrund der intelligenten Verknüpfung von Buchungen im Wareneingang mit Bestell- und Lieferscheininformationen können Folgeprozesse nachhaltig optimiert werden. Die Information, dass sich bestellte Waren bereits im Zulauf auf das Lager befinden, ermöglicht etwa eine präzisere Planung in der Produktion.

Zudem können die Daten in einen Online-Shop integriert werden. So kann die Ware „aus dem Lkw heraus“ eingeplant beziehungsweise verkauft werden. Dies erhöht die Versorgungssicherheit beziehungsweise Programmtreue und kann sich positiv auf die Umsätze auswirken.

  • Alerting-Funktion

Beim Thema Zeit- und Kostenersparnis spielt auch die Alerting-Funktion im SCM-System eine wichtige Rolle. Dieses Feature informiert den User, sobald ein vorab definiertes Ereignis eintritt oder ausbleibt (zum Beispiel, wenn die Ware nicht bis zu einem bestimmten Zeitpunkt das Lager verlassen hat). Das Alerting gewährleistet im Fall von Abweichungen eine schnelle Benachrichtigung per E-Mail oder SMS, sodass rechtzeitig reagiert werden kann.

Den Heidelberger-Anwenderbericht als PDF downloaden.

SCM-Beschaffungslogistik im Überblick

  • beschleunigte Warenvereinnahmung durch vorauseilende elektronische Lieferscheinerzeugung
  • Vereinheitlichung der Wareneingangsabwicklung durch Bündelung beim Logistikdienstleister
  • Matching der Lieferschein- und Bestellpositionen
  • transparente Lieferkette und höhere Versorgungssicherheit für den Kunden
  • umfangreiche Transparenz über alle offenen Bestellungen
  • Aufbau eines umfangreichen Lieferanten-Controllings möglich
  • Reduktion eigener IT-Aufwände für Aufbau und Monitoring einer elektronischen Lieferantenkommunikation
  • Übertragung auf andere Kunden und Szenarien schnell und einfach möglich
  • automatisches Alerting bei Abweichungen
  • Produktionsplanung kann Bestände „in transit“ berücksichtigen
  • Ware kann „aus dem Lkw heraus“ verkauft werden
  • optimierte Personalplanung im Lager
  • geringere Lkw-Standzeiten bei der Anlieferung
  • automatisches Einspielen der Bestellungen aus bestehenden ERP-Systemen wie SAP®
  • Benutzeroberfläche ist flexibel an verschiedene Kundenanforderungen anpassbar
  • schnelle Anbindung von Lieferanten und Logistikdienstleistern über EDI und Web EDI an die Prozesse und Systeme des Verladers
  • Datenaustausch läuft über das hochverfügbare, nach ISO-27001-Standards arbeitende, Rechenzentrum und die zentrale Logistikplattform der EURO-LOG AG
  • Übertragung der Lieferscheine in verschiedenen Formaten wie IDOC

Über Heidelberger Druckmaschinen AG

Die 1850 gegründete Heidelberger Druckmaschinen AG (Heidelberg) ist seit vielen Jahren ein wichtiger Anbieter und Partner für die globale Druckindustrie. Heidelberg bietet ihren Kunden alle erforderlichen Komponenten für eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit im Werbe- und Verpackungsdruck. Kerntechnologien entwickelt und produziert Heidelberg selbst.

Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Heidelberg und ist weltweit in über 170 Ländern vertreten. Heidelberg erzielte im Berichtsjahr 2013/2014 einen Konzernumsatz von rund 2,43 Mrd. €. Insgesamt arbeiten rund 12.300 Mitarbeiter weltweit für Heidelberg.

Weitere Informationen unter www.heidelberg.com.

EURO-LOG Ansprechpartner für Heidelberger

Claus Süskind
Leiter Vertrieb

EURO-LOG AG
Am Söldnermoos 17
85399 Hallbergmoos-München

Telefon: +49 811 9595-109
Telefax: +49 811 9595-199
E-Mail: c.sueskind@eurolog.com

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EURO-LOG AG - AM SÖLDNERMOOS 17 - D-85399 HALLBERGMOOS - INFO@EUROLOG.COM - TEL. 0049 811 9595-0

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